Компенсацию по ГСМ за использование личного автомобиля в расходах не учесть

Компенсацию по ГСМ за использование личного автомобиля в расходах не учесть

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

2017 N 03-04-06 62152 и др.

Учет компенсаций ГСМ

Личные автомобили работников для выполнения служебных задач в организациях используются довольно часто. Трудовое законодательство обязывает работодателя в связи с этим выплачивать работникам компенсации, не устанавливая ограничений по их величине. В таких ситуациях важно правильно оформить документацию и помнить, что для налогового учета таких выплат установлены свои правила.

Какие документы нужно оформить, чтобы списать их на затраты.

В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения. Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

  1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
  2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

  • определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
  • сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

  1. Технических характеристик автомобиля:
  • марки транспортного средства;
  • показателя расхода бензина;
  • мощности двигателя и др.
  1. Километража пробега.
  2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Вид транспортного средстваРабочий объем двигателяВеличина компенсации в рублях
Грузовой автомобильНе важенБезлимит
Легковой автомобильМенее 2 000 куб.м.1 200
Более 2 000 куб.м.1 500
МотоциклНе важен600

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

марки транспортного средства;.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Компенсацию по ГСМ за использование личного автомобиля в расходах не учесть

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он едет в командировку на личном автомобиле? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Трудовой кодекс РФ и положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.

Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п. 46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212. Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.

В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:

Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов. Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:

Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф. 0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:

Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 – списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф. 0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).

Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ. Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214 “Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме” КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п. 10.1.4 Порядка № 209н).

84 Инструкции 162н ;.

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации, если это необходимо. Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.1

За то, что сотрудник использует автомобиль в служебных целях, платите ему компенсацию и возмещайте расходы в связи с использованием машины. Размер возмещения расходов определяйте в письменном соглашении сторон трудового договора. Об этом сказано в статье 188 ТК.

Читайте также:  Капитальный ремонт кровли многоквартирного дома в 2020 году — технический регламент

В действующем законодательстве нет требований о том, что выплату компенсации надо прописывать именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. Когда сотрудник ставит подпись об ознакомлении с приказом, он тем самым подтверждает, что стороны заключили письменное соглашение. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21.10.2008 № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

В приказе укажите конкретные сроки выплаты компенсации. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете УСН.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, УФНС по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы НК не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой(см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 № А12-15477/2011, Московского округа от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 ТК.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Как начислять компенсацию

Есть два варианта, как начислять компенсацию. Во-первых, выплату можно делать ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Во-вторых, можно учитывать, насколько интенсивно сотрудник использует машину. В любом случае не начисляйте компенсацию за то время, когда человек не работал – находился в отпуске или болел.1

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД. Если человек не является собственником машины, нужен также документ о его праве управлять авто, например доверенность от супруги.Такие выводы следуют из писем Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6 и от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192, МНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419.

2006 03-05-02-04 192, МНС от 02.

Образец допсоглашения

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Вот образец отчета о поездках для возмещения издержек, учитывая, что в марте сотрудник три раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

Рекомендуем требовать от работника и заявление на оплату издержек. Поскольку рекомендованных форм нет, его пишут в свободной форме.

Руководителю ООО «Пион»

от менеджера по рекламе

о выплате компенсации и возмещении расходов, понесенных при использовании личного автомобиля в служебных целях

Я, Полетаев Сергей Владимирович, являюсь менеджером по рекламе и, в соответствии с условиями Дополнительного соглашения от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, положениями должностной инструкции от 27.05.2019 № 13, моя работа носит разъездной характер. Для улучшения качества выполняемой работы мной в служебных целях эксплуатируется транспортное средство марки Hyundai Solaris, регистрационный номерной знак А 123 ВС, технический паспорт № 123456 серии 11 11, принадлежащее мне на праве собственности, что подтверждается паспортом транспортного средства.

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

  1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
  2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе путевые листы.
  3. Копии правоустанавливающих документов на автомобиль, ПТС.

2 апреля 2020 г.

Полетаев / Полетаев С.В./

Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

г. Санкт-Петербург 03.04.2019 № 08

О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ,

П Р И К А З Ы В А Ю:

Выплатить менеджеру по рекламе Полетаеву С.В.:

  • компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 5000 (пяти тысяч) рублей за март 2020 г.;
  • расходы на приобретение ГСМ, согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании предоставленных чеков ККТ АЗС и путевых листов.

Основание: дополнительное соглашение от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, заявление Полетаева С.В.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтерСмирноваСмирнова В.Ф.
менеджер по рекламеПолетаевПолетаев С.В.

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат (20, 23, 25, 26, 44). В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, в расходах учитывается вся сумма компенсации и возмещения затрат, согласованная между работником и работодателем и подтвержденная документально.

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

  • Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
  • Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

  • Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

КредитСумма, руб.

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

Читайте также:  Особенности начисления страховой пенсии для военных пенсионеров в 2020 году

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица, либо использование собственного автомобиля. Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб.

Использование личного автомобиля работника при УСН

Многие организации при осуществлении своей деятельности используют личный ав­тотранспорт своих работников. При этом ра­ботодатель может либо выплачивать работ­нику компенсацию за использование лично­го автомобиля для служебных целей, либо заключить с ним договор аренды транспорт­ного средства. В предлагаемой вашему вни­манию статье рассматривается порядок уче­та расходов, связанных с использованием автотранспорта работников организациями, применяющими упрощенную систему нало­гообложения.

Это основные принципы, из которых следует исходить при решении вопроса о правомерности учета тех или иных расходов для целей применения УСН. Рассмотрим порядок учета расходов при указанных вариантах оформ­ления взаимоотношений между работодателем и работ­ником.

Выплата компенсации

Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, свя­занных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов опре­деляется соглашением сторон трудового договора, выра­женным в письменной форме.

Таким образом, компенсация за использование лич­ного транспорта и другого личного имущества, принад­лежащего работнику, выплачивается только работода­телем, с которым работник состоит в трудовых отноше­ниях, на основании трудового или коллективного дого­вора.

Расходы на компенсацию за использование для слу­жебных поездок личных легковых автомобилей и мото­циклов учитываются при определении налоговой базы по единому налогу, но только в пределах норм, установлен­ных Правительством РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ут­верждены Нормы расходов организаций на выплату ком­пенсации за использование для служебных поездок лич­ных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах ко­торых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На использование этих норм для целей УСН прямо указано в Постановлении № 92.

Постановлением 92 установлены следующие нор­мы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легко­вых автомобилей и мотоциклов:

легковые автомобили с рабочим объемом двигате­ля до 2000 куб. см включительно 1200 руб. в месяц;

легковые автомобили с рабочим объемом двига­теля свыше 2000 куб. см 1500 руб. в месяц;

мотоциклы 600 руб. в месяц.

Как уже отмечалось, для включения сумм компенса­ций в состав расходов, принимаемых для целей исчисле­ния единого налога, необходимо, чтобы они соответство­вали общим критериям признания расходов, установ­ленным п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим при выплате компенсаций и принятии их к учету работодатель дол­жен исходить из следующего (см. Письмо Минфина РФ от 16.05.2005 №03-03-01-02/140):

— основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в ко­тором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, под­тверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомо­биля (если работник управляет по доверенности — соот­ветствующие документы);

— выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в со­ответствии с должностными обязанностями;

— в размерах компенсации, установленных законода­тельством, уже учтено возмещение полного объема воз­никающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно дан­ные затраты на автомобиль не могут быть учтены в соста­ве расходов;

— компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

— за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Поскольку компенсация выплачивается в пользу физи­ческого лица, возникает вопрос об исчислении налога на доходы физических лиц и страховых взносов на обяза­тельное пенсионное страхование.

Не облагаются НДФЛ все виды установленных действу­ющим законодательством компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законода­тельством РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компенсация за исполь­зование личного автомобиля установлена трудовым зако­нодательством (ст. 188 ТК РФ), соответственно она подпа­дает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом для целей исчисления НДФЛ нормы компенсации не предусмотре­ны. Напомним, что Постановление № 92 применяется ис­ключительно для целей налогообложения прибыли. От­сутствие установленных норм означает, по нашему мне­нию, возможность учета компенсации в размерах, устано­вленных соглашением сторон трудового договора.

Однако следует отметить, что налоговые органы придер­живаются на этот счет иной точки зрения. Так, в Письме МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ отмечается, что «тру­довой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организа­ции право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. В связи с этим суммы выплат в возмещение расходов при использо­вании работниками личного транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нор­мами, установленными в соответствии с действующим зако­нодательством Российской Федерации». И на основании этого делается вывод о том, что при определении не обла­гаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Постановлением № 92. Аналогичный вывод сделан в Письме ФНС России от 18.05.2005 № 04-2-03/67 и Письме Минфина России от 28.04.2003 № 04-04-06/71.

«Упрощенцы» обязаны уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, объектом об­ложения и базой для начисления которых является объ­ект налогообложения и налоговая база по единому соци­альному налогу (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

Обложение компенсационных выплат единым соци­альным налогом осуществляется в том же порядке, что и НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). То есть компенсация за использование автомобиля, выплаченная сверх норм, включается налогоплательщиком в базу для начисления страховых взносов в ПФР. И это независимо от того, учте­на ли такая компенсация при исчислении единого налога. Напомним, что п. 3 ст. 236 НК РФ, предусматривающий ос­вобождение от ЕСН выплат, не отнесенных к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, при УСН не применяется. Такова точка зрения Минфина РФ (см. письма Минфина РФ от 25.04.2005 № 03-03-02-04/1/102, от 24.02.2005 № 03-05-02-04/37).

Вместо выплаты компенсации организация может за­ключить со своим работником договор аренды автомоби­ля. Договор аренды транспортного средства заключается в строгом соответствии с нормами гражданского законо­дательства.

Правовые основы отношений аренды транспортных средств регулируются параграфом 3 «Аренда транс­портных средств» главы 34 «Аренда» ГК РФ.

Независимо от срока договор аренды транспортного средства должен быть заключен в письменной форме. Ре­гистрации договора не требуется.

Договор аренды предусматривает уплату арендатором арендной платы. Обращаем внимание, что в этом случае компенсация за использование личного легкового авто­мобиля для служебных поездок, предусмотренная Поста­новлением № 92, работнику не выплачивается.

Кто несет расходы, связанные с эксплуатацией транс­портного средства, — арендатор или арендодатель? Это зависит от вида и условий договора аренды.

ГК РФ предусматривает два вида договора аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.

Договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает предоставление арендодателем автомобиля в аренду и оказание им услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом слу­чае (если иное не предусмотрено договором аренды) арен­датор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммер­ческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в про­цессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Поддержа­ние надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капиталь­ного ремонта, и предоставление необходимых принадлеж­ностей (ст. 634 ГК РФ), а также его страхование (ст. 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.

• При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арен­датору транспортное средство за плату во временное вла­дение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Осуще­ствление текущего и капитального ремонта транспортно­го средства в этом случае является обязанностью аренда­тора (ст. 644 НК РФ). Если иное не предусмотрено догово­ром аренды, арендатор несет также расходы на содержа­ние арендованного транспортного средства, его страхова­ние (включая страхование своей ответственности), а так­же расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Распределяя обязанности по оплате расходов по со­держанию и эксплуатации транспорта определенным об­разом, ГК РФ допускает установление иного порядка их оплаты по соглашению сторон (ст. 636, 637, 646 ГК РФ).

Очевидно, что с физическим лицом, работающим в ор­ганизации по трудовому договору, заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Даже если этот работник управляет автомобилем самостоятельно, делает он это, как правило, в рамках трудового договора.

Арендные платежи за арендуемое имущество включа­ются организацией, применяющей УСН, в состав расхо­дов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, в соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом не­важно, кто является арендодателем — организация или физическое лицо (в том числе работник организации).

Расходы на приобретение ГСМ и другие расходы, свя­занные с эксплуатацией арендованного автомобиля, учи­тываются организацией в составе расходов на содержа­ние служебного автотранспорта на основании подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Минфин РФ в Письме от 22.06.2004 № 03-02-05/2/40 разъяснил, что при отнесении тех или иных расходов к расходам на содержание служебного автотранспорта на­логоплательщику необходимо учитывать следующее: транспортное средство должно использоваться организа­цией для извлечения прибыли, а расходы быть обосно­ванными и документально подтвержденными.

Читайте также:  Скачать шаблон документа "Жалоба о выдаче предписания администрации организации выдать заработную плату".

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления за­работной платы водителям и списания израсходованно­го топлива является Путевой лист легкового автомоби­ля, форма которого утверждена Постановлением Гос­комстата России от 28.11.97 78 «Об утверждении уни­фицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Пунктом 2 этого Постановления установлено, что утвержденные им унифицированные формы применяются всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства

Затраты организации на техническое обслуживание арендованного транспорта также учитываются организа­цией при определении налоговой базы по единому нало­гу. Основанием для этого может служить как подп. 12, так и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Напомним, что подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает учет для целей налого­обложения материальных расходов, которые принима­ются применительно к порядку, предусмотренному для целей исчисления налога на прибыль ст. 254 НК РФ. А подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ относит к материальным расхо­дам расходы на техническое обслуживание основных средств.

Расходы на ремонт арендованных основных средств учитываются при УСН в соответствии с подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Для подтверждения произведенных налогоплатель­щиком расходов на ремонт основных средств необходи­мо иметь в наличии следующие документы:

— документы, подтверждающие оплату ремонтных ра­бот;

— акт приемки-передачи выполнения ремонтных ра­бот;

— документы, подтверждающие оплату использован­ных материалов, платежные ведомости и т. п. — при осу­ществлении ремонта собственными силами.

Как уже было отмечено, при аренде транспортного средства без экипажа расходы на страхование транспорт­ного средства, включая страхование своей ответственно­сти, несет организация-арендатор (если иное не преду­смотрено договором аренды).

Следует иметь в виду, что организация, применяющая УСН, может учесть для целей налогообложения только расходы на обязательное страхование имущества (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). К этой группе расходов относятся и расходы на обязательное страхование гражданской ответ­ственности владельцев транспортных средств (см. письма УМНС РФ по г. Москве от 24.02.2004 № 21-09/11361, от 21.08.2003 №21-09/45887).

Что касается транспортного налога, то обязанность по его уплате лежит на работнике. Дело в том, что платель­щиком транспортного налога признается лицо, на кото­рое в соответствии с законодательством зарегистрирова­но транспортное средство (ст. 357 НК РФ).

Если работодатель примет решение о возмещении ра­ботнику расходов на уплату транспортного налога, учесть для целей налогообложения такие расходы он не сможет, поскольку согласно п. 1 ст. 45 НК РФ налогоплательщик должен исполнить обязанность по уплате налога само­стоятельно.

Временная регистрация транспортного средства за ор­ганизацией-арендатором в данном случае также не помо­жет, так как в соответствии с п. 40 Методических рекомен­даций по применению главы 28 «Транспортный налог» ча­сти второй Налогового кодекса Российской Федерации (утв. Приказом МНС России от 09.04.2003 № БГ-3-21/177) «в случае если транспортные средства, в отношении которых осуществлена государственная регистрация и получен со­ответствующий документ о государственной регистрации, поставлены на временный учет в других органах, осущест­вляющих государственную регистрацию транспортных средств, уплата налога по месту их временного нахожде­ния не производится».

Выплачиваемая работнику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом на основании подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. В отношении этого вида дохода применяет­ся налоговая ставка в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживается работодателем при фактической вы­плате арендного платежа (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При заключении с физическим лицом договора аренды с экипажем суммы выплат по договору в части оплаты за услуги управления автомобилем облагаются ЕСН и страховыми взносами на обязательное пенсион­ное страхование. Поэтому в договоре целесообразно разделить сумму вознаграждения водителя и аренд­ную плату.

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхо­вание на сумму арендной платы по договору аренды без экипажа начислять не нужно. Объектом обложения взно­сами является объект налогообложения ЕСН, а согласно п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты, производимые в рамках граж­данско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имуще­ственных прав), ЕСН не облагаются.

основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в ко тором указаны размеры компенсации в зависимости от интенсивности использования , а также документы, под тверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомо биля если работник управляет по доверенности соот ветствующие документы ;.

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка “Корреспонденция счетов” системы КонсультантПлюс

То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих служебных целях.

Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ

Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.

При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.

Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.

Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.

Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.

Пример 2 об отсутствии маршрута следования в ПЛ.

Порядок возмещения расходов на ГСМ при использовании работником личного транспорта для служебных целей Текст научной статьи по специальности « Экономика и бизнес»

Порядок возмещения расходов на ГСМ при использовании работником личного транспорта для служебных целей Текст научной статьи по специальности Экономика и бизнес.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признают выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, установленные компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и другие расходы;.

Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля работника

Размер и порядок выплаты компенсации установите трудовым договором или отдельным соглашением. Кроме того, вам понадобятся копия свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие расходы на ГСМ (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ (.docx 15Кб) ).

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977 (.docx 15Кб) ).

А вот для налога на прибыль можно учесть лишь ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Стоимость ГСМ уже заложена в нормативы компенсации. Сумму, возмещаемую сверх этого, в налоговые расходы включить нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление (.docx 15Кб) с приложением необходимых документов (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации заключите с работником договор аренды автомобиля.

служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем п.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет в плане счетов 10-3.

Добавить комментарий