Ведение кадровых документов в электронном виде: эксперимент 2020 года

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Зачем нужен еще один эксперимент.

Определение и правовое регулирование эксперимента по электронному кадровому документообороту

Еще в 2017 году глава государства подписал указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно ему основными задачами, поставленными перед российским бизнесом, стали внедрение и усовершенствование электронного документооборота.

В прошлом году Минфин анонсировал новый законопроект о проведении эксперимента по внедрению электронного документооборота в части трудовых отношений. Суть законопроекта заключалась в апробации механизмов формирования, ведения и хранения кадровой документации исключительно в электронном виде без бумажных дубликатов.

Весной 2020 годабыл подписан федеральный закон«О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Эксперимент стартовал 5 мая, а завершается 31 марта будущего года. За это время необходимо создать условия для использования в сфере труда электронных документов, для обмена ими между сторонами трудовых отношений, выявить и устранить проблемы, возникающие в процессе. К концу эксперимента участникам предстоит подготовить предложения по внесению изменений в российское законодательство в части, регулирующей корректное ведение и хранение кадровых документов в электронном виде.

Обо всех изменениях в законодательстве можно узнавать на сайте «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к системе.

Требования к участникам эксперимента по электронному кадровому документообороту в 2020 году.

Электронный кадровый документооборот: эксперимент

nicomenijes / Depositphotos.com

Введение трудовых книжек в электронном виде – дело решенное (соответствующий Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” 1 сегодня подписан Президентом РФ). Такое нововведение призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Положительный эффект от введения электронных трудовых книжек очевиден, однако оптимизации одного процесса недостаточно для того, чтобы избавить кадровиков от ежедневной рутины, связанной с обработкой значительного массива документов (начиная от трудовых договоров, приказов, распоряжений, заявлений, и заканчивая должностными инструкциями, штатным расписанием, графиками и т. п.). В связи с этим законодатель намерен продолжить работу над совершенствованием кадрового документооборота в рамках общего курса государства на цифровизацию экономики.

Очередным шагом в сторону прогрессивных изменений может стать организация эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Организации и проведению такого эксперимента посвящен отдельный правительственный законопроект 2 , который на прошлой неделе был внесен в Госдуму. Закрепленные им нормы касаются документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.

Проведение эксперимента нацелено на создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов в трудовой сфере. Согласно законопроекту участниками эксперимента станут Минтруд России, работодатели и работники, состоящие в трудовых отношениях с ними. Причем для последних двух групп предусмотрено добровольное участие в эксперименте. В частности, работодатели смогут сами выбрать, в отношении каких видов документов, в каких структурных подразделениях и на основании каких локальных нормативных актов будет проводиться эксперимент. А работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем информационную систему, либо через систему “Работа в России”, к которой работодатель может присоединиться. “Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником или работодателем документов в электронном виде. Использование информационной системы работодателя или системы “Работа в России” должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте”, – подчеркивается в документе.

Бремя расходов по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. Одновременно оговорено, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.

Часть проектируемых норм посвящена технической стороне вопроса, а именно – необходимости применения усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и работника при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя. По замыслу законодателя, и ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, требующих подписания со стороны работодателя, должно удостоверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В свою очередь, для заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров или внесении в них изменений при использовании системы “Работа в России” достаточно будет усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и простой электронной подписи работника.

В рамках эксперимента должны быть обеспечены беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

Читайте также:  Средняя заработная плата полицейских в России: зарплата в полиции по регионам

Срок проведения эксперимента ограничен периодом с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Этот период разработчики инициативы считают достаточным для того, что отработать механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также для подготовки с учетом результатов эксперимента соответствующих поправок в законодательство. Речь идет об изменениях, направленных на обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия работодателей, работников и государства в части внедрения электронного кадрового документооборота.

Отметим, выступая в начале декабря на правительственном заседании Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев подчеркнул, что сейчас трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам. “Многие из них можно перевести в электронный вид. В том числе трудовой договор, договор о так называемой полной материальной ответственности, иные виды договоров, графики отпусков, разные приказы – о командировках, дисциплинарных взысканиях, снятии взысканий. При этом эксперимент не распространяется на отчетность, я имею в виду налоговую отчетность или пенсионную”, – заявил он. Ранее Минтруд России сообщил о том, что законопроект о проведении эксперимента по электронному кадровому документообороту уже получил поддержку Российской трехсторонней комиссии.

1 С текстом Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде” можно ознакомиться на официальном интернет-портале правовой информации (номер опубликования: 0001201912160070).
2 С текстом законопроекта № 859678-7 “О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками” и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

Организации и проведению такого эксперимента посвящен отдельный правительственный законопроект 2 , который на прошлой неделе был внесен в Госдуму.

Первый эксперимент: технологические сложности

В 2018 году на площадках бизнес-структур, входящих в состав рабочей группы, был проведён эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Что должен сделать работодатель до начала проведения эксперимента?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять несколько шагов:

1. Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.

2. Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).

3. Уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте (путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента.

4. Сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте.

5. Принять или внести изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации).

6. Ознакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

7. Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективных договорах (при необходимости).

8. Создать информационную систему либо обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России» (в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой).

Предоставить работнику копию приказа распоряжения работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении, в день прекращения трудового договора.

Кому задавать вопросы

Минтруд РФ готов сопровождать эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота. Участники могут задать все свои вопросы на эл. почту Министерства mintrud@rosmintrud.ru. Для этого укажите тему письма «Эксперимент ЭКДО» и добавьте в него файл с обращением. Файл должен называться в такой последовательности «статус участника. Фамилия, имя, отчество (при наличии) (для работника или соискателя). Наименование работодателя».

Министерство обещает отвечать на вопросы не позднее 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

почту Министерства mintrud rosmintrud.

С 2020 года Минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.

Переход на электронный кадровый документооборот

На 01 апреля 2020 года Министерством труда и социальной защиты запланирован старт масштабного эксперимента по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам.

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.

Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.

Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Читайте также:  Образец и составить акт приема-передачи нежилого помещения +Видео

Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.

Эксперимент 2018 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

  1. высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
  2. отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
  3. отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;
  4. необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
  5. риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
  6. низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Разберемся с особенностями нового эксперимента.

Условия участия

Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.

Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Информационно-техническое обеспечение

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).

Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.

В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.

Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента

Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

Сроки проведения эксперимента

В соответствии с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».

Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных – до 1 сентября 2020 года, для итоговых – до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».

С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.11.2015 по делу N 33-16958/2015, Определение Омского областного суда от 22.01.2014 № 33–187/2014).

Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.

Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим.

При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.

К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки.

В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Однако справедливости ради следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажной волокиты в кадровом деле.

Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2018 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Как стать участником эксперимента

Для этого требуется подать в Минтруд заявление (образец которого содержится в приложении №1 к приказу № 240н от 14.05.2020. Срок подачи заявления – до 1 декабря 2020 года (после этого срока участие будет уже невозможно).

В заявлении потребуется указать:

  • 1. Наименование организации.
  • 2. ИНН организации.
  • 3. Вид деятельности — код ОКВЭД и наименование.
  • 4. Ориентировочное число работников, которые будут участвовать в эксперименте.
  • 5. Отметку о наличии профсоюза и его наименование.
  • 6. Место проведения эксперимента.
  • 7. Должность, ФИО и подпись руководителя.

Окончание эксперимента приходится на 31 марта 2021 года. Дата старта в каждой компании назначается индивидуально.

При этом, даже если руководитель компании подал заявление об участии (и его приняли), но по каким-то причинам решил отказаться от эксперимента, он может отказаться в любой момент. Для этого тоже предусмотрено заявление, образец которого находится в приложении №2 к Приказу.

Обратите внимание, что совершенно без системы Работа в России обойтись будет невозможно.

Закон о кадровом ЭДО

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Читайте также:  Реструктуризация кредита в Сбербанке физическому лицу в 2020 году - отзывы, виды, условия и порядок проведения процедуры

Пока для работодателей, сотрудников и кандидатов на работу участие в эксперименте по кадровому электронному документообороту (ЭДО) — строго добровольное. Закончится эксперимент 31 марта 2021 года. С большой долей вероятности после этой даты электронные кадровые документы станут обязательными для всех. Соответствующие поправки будут внесены в Трудовой кодекс (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).

Подготовить документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал» Подключиться к сервису

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Отсюда можно сделать вывод по версии Минтруда переходить на электронные кадровые документы пока могут только юрлица.

В отношении каких документов будет проводиться эксперимент?

Эксперимент будет проводиться в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Принять или внести изменения при необходимости в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

2. Сроки проведения эксперимента

Дату начала проведения эксперимента каждый работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Определение электронной системы документооборота для проведения эксперимента.

Первые эксперименты Минтруда по внедрению кадрового ЭДО

В 2017 году при Минтруде России была предпринята первая попытка цифровизации кадровых процессов. Была создана рабочая группа, целью которой стала разработка и выпуск законодательной экосистемы, позволяющей реализовать электронный документооборот в кадровой службе.

В рабочую группу вошли представители крупнейших бизнес-структур, включая Сбербанк, МТС, Мечел, Северсталь Менеджмент и другие, федеральных ведомств (Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, Минфин, Минкомсвязь), а также общероссийских объединений работников и работодателей.

Для каждого участника были определены виды документов, по которым он должен был выполнить перевод процессов учета в электронный формат. При этом не отменялся учет на бумаге, что обеспечивало сохранность данных. В результате участники проводили тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что помогло собрать рекомендации законодательного характера по массовому переводу на электронное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью.

В рамках эксперимента с кадровыми документами проводились следующие виды работ с работниками:

  • заключение трудовых договоров;
  • оформление служебных командировок;
  • оформление всех видов отпусков;
  • извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;
  • ознакомление с графиком отпусков и индивидуальное оповещение о дате начала отпуска;
  • ознакомление с внутрикорпоративными нормативными актами, связанными непосредственно с деятельностью сотрудников;
  • представление пакета документов при проверке контролирующими органами;
  • подача заявления сотрудником на получение заверенных копий документов, связанных с работой;
  • заявление о смене срока ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • ведение табеля учета рабочего времени по факту отработанных работником часов;
  • фиксирование согласия работника на сверхурочную работу или в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • оповещение работника о праве отказаться от сверхурочной работы.

Итогом данного мероприятия Минтруда стал законопроект «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)». Также был выявлен ряд сложностей, связанных с применением различных видов ЭП, защиты при передаче данных и юридической силы ЭД, в том числе в судебной практике.

Эти и другие проблемы необходимо было решать поэтапно, что и повлекло за собой принятие ФЗ N 439-ФЗ, вносившего изменения в ТК для регулировки работы с данными о трудовой деятельности в цифровом формате.

Согласно этому закону работодателям необходимо передавать в ПФР сведения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника, в цифровом формате. Начиная с 1 января 2020 года, их следует передавать в ПФР каждый месяц, а с 1 января 2021 года – намного чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания всех кадровых приказов). При заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник будет иметь возможность получить документы с предыдущего места работы у бывшего работодателя, а также в МФЦ или ПФР – на бумажном носителе или в цифровом формате.

После ознакомления с законопроектом Минтруда и результатами первого эксперимента в Правительстве было принято решение провести еще один дополнительный этап по внедрению кадрового электронного документооборота. Он регулируется законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Ключевое отличие от предшествующих мероприятий заключается в том, что около десяти компаний в период с 2020 по 2022 год будут вести кадровое делопроизводство только в электронном формате без обязательного дублирования на бумажном носителе. Эксперимент является необязательным для работодателей, они приняли решение об участии в нем добровольно. Список желающих согласовывался с Правительством, а в результате чего был сформирован перечень участников.

Каждый из работодателей-участников выберет виды документации, по которым в период проведения эксперимента будет выполнен переход на электронный кадровый документооборот. Также они вправе сами определиться с видом цифровой подписи. Важно отметить, что при подписании документов – трудового договора и договора о материальной ответственности – работодатели обязаны использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись, что должно обеспечить правовую ценность подписанию документации.

Оговорено, что добровольцы-работодатели возьмут на себя все сопутствующие расходы, возникшие в связи с проведением эксперимента, включая затраты на обеспечение работников квалифицированными сертификатами электронной подписи.

подача заявления сотрудником на получение заверенных копий документов, связанных с работой;.


О чем подумать, что сделать

Организациям и индивидуальным предпринимателям, решившим принять участие в эксперименте, рекомендуется заранее спланировать свои действия и мероприятия по подготовке и участию в эксперименте. Одной из заявленных целей Закона является внесение изменений в трудовое законодательство РФ по итогам эксперимента, предусматривающих всеобщее использование Электронных документов в трудовых отношениях. Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные Законом, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства. Поэтому компаниям, отказавшимся от участия в эксперименте, мы также рекомендуем отслеживать информацию о ходе эксперимента из публичных источников и учитывать эти сведения в рамках планирований бизнес-процессов компании.

Вполне вероятно, что процедуры, предусмотренные Законом, будут положены в основу будущих изменений трудового законодательства.

Локальные нормативные акты, связанные с экспериментом

Работодатель должен будет разработать и утвердить:

  • Положение об использовании электронной подписи работодателем и работником;
  • Положение о порядке обработки электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Также потребуется внести изменения в иные локальные нормативные акты, связанные с экспериментом. Минтруд рекомендует вносить в локальные акты следующие сведения:

  • виды электронной подписи, применяемые при проведении эксперимента, порядок обеспечения ими работников и способы их хранения, порядок соблюдения правил безопасности работы с ключами;
  • права и обязанности работников и работодателя при проведении эксперимента, работе с электронными документами и личными кабинетами, хранении и уничтожении документов, обработке содержащих персональные данные документов;
  • порядок направления запросов на получение электронных документов и их предоставления, ознакомления работников с локальными нормативными актами по эксперименту, обучения по вопросам его проведения, разрешения спорных ситуаций.

Ответственность за хранение также возлагается на работодателя.

Добавить комментарий