Работники часто ездят в командировки на личных автомобилях, а компания возмещает им расходы на бензин.

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов.

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

  1. Стоимость одного литра бензина.
  2. Сколько километров проехал работник по рабочим вопросам.
  3. Какой у автомобиля расход топлива на 100 км.

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации.

Работники часто ездят в командировки на личных автомобилях, а компания возмещает им расходы на бензин.

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он едет в командировку на личном автомобиле? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Трудовой кодекс РФ и положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749), не ставят обязанность работодателя возмещать расходы на проезд до места командировки и обратно в зависимость от вида транспорта, которым сотрудник добирается до места назначения. Об этом говорится, например, в письме Минфина России от 27.11.2019 № 03-03-07/92053.

Расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте могут быть закреплены в нормативном акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) в перечне расходов на проезд или в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В таком случае они возмещаются по КВР 112 (122, 142) и подстатье 226 КОСГУ (п. 46.5 порядка, утв. приказом Минфина России от 06.06.2019 № 85н, п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 85н, 209н). В ином случае эти расходы следует квалифицировать как закупку через подотчетное лицо по КВР 244. Такие разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212. Полагаем, этой логикой можно руководствоваться и в целях применения Порядка № 85н.

В письме от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 специалисты Минфина России допускают принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов (если работник приобрел ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом). Применительно к действующим редакциям инструкций записи будут следующими:

Дебет КРБ 1 106 34 343 Кредит КРБ 1 208 26 667 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 106 34 343 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

По нашему мнению, компенсационный характер выплаты расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов. Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ закреплены в перечне командировочных, в учете можно сделать запись:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 401 20 226 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 667 – приняты расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Если в нормативном правовом акте субъекта РФ (коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем) расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень командировочных, то приобретенные ГСМ необходимо оприходовать:

Дебет КПС (000) 1 105 33 343 Кредит КПС (КРБ 244) 1 208 34 667 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н, п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Списание фактически израсходованных ГСМ, ранее принятых к учету, оплаченных сотрудником в командировке, отражается на основании акта (ф. 0504230), составленного комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденного руководителем учреждения с приложением к нему путевого листа:

Дебет КПС (000) 1 401 20 272 Кредит КПС (000) 1 105 33 443 – списана стоимость израсходованных ГСМ (п. 26 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету ф. 0504505 (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). К нему сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 Положения № 749).

Возмещение сотруднику произведенных расходов отражается записями:

Дебет КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 208 26 567 Кредит КПС (КРБ 112, 122, 142) 1 304 05 226; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н);

Дебет КПС (КРБ 244) 1 208 34 567 Кредит КПС (КРБ 244) 1 304 05 343; КПС (000) 1 201 34 610 – возмещены сотруднику расходы на ГСМ для личного автомобиля, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте, утвержденном работодателем, такие расходы не закреплены в перечне командировочных (п. 84 Инструкции № 162н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Пунктом 48.1 Порядка № 85н, п. 10.2.2 Порядка № 209н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 222 КОСГУ. Возмещение расходов сотрудника на приобретение ГСМ удовлетворяет понятию компенсации в натуральной форме, соответственно, может быть отнесено на подстатью 214 “Прочие несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме” КОСГУ в увязке с элементом вида расходов 112 (122, 142) (п. 10.1.4 Порядка № 209н).

приказом Минфина России от 06.

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ. Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов. Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов.

Читайте также:  Форма 6-НДФЛ бланк и образец заполнения скачать excel бесплатно

На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива. Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи. Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива. Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг. Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы.

А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию. Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией. Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование. Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу. То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса. Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом. Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.

Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно. В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ. Что касается “входного” НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету.

А если перерасход является следствием поломки автомобиля? В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу п.

Поиск по теме

При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах.

Аренда автомобиля

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.

Но в использовании аренды личного автомобиля директора отмечают и недостатки. К таковым относятся следующие:

  • Придется платить НДФЛ с платы за аренду.
  • Необходимо снова оформлять страховой договор.
  • Дополнительно нужно заключить договор аренды.

Подробно данный вопрос раскрывается в ст. 643 Гражданского кодекса.

Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

сотр едет в командировку на своей машине

“Новая бухгалтерия”, 2007, N 2

В КОМАНДИРОВКУ НА ЛИЧНОМ АВТО

По инициативе руководства или по своей, но с согласия руководства работник может поехать в командировку на личном автомобиле. Как оплатить ему расходы на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли?

Представим себе такую вполне жизненную ситуацию. Компания выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, причем не превышая установленный в целях налогообложения прибыли лимит – 1200 руб. ежемесячно. И вот однажды этот самый работник направляется в командировку. Ну, например, к дилерам с целью проверки качества их работы в отношении продукции компании. Путь его лежит через несколько среднерусских городов, в которых обосновались дилеры. Генерального директора внезапно озаряет: ну, зачем тебе, Ваня, ездить туда-сюда на поездах и электричках, стоять в очередях, терять драгоценное время. Поезжай-ка на своей машине, а мы тебе расходы на бензин оплатим. И тебе легче, и нам, полагаю, это выгоднее будет.
Уехал командированный, а главный бухгалтер глубоко задумался над несколькими непростыми вопросами. Можно ли работнику возместить расходы на проезд к месту командировки на личном авто? Имеет ли компания право учесть при налогообложении прибыли расходы на ГСМ, затраченные на работу автомобиля, который принадлежит не организации, а работнику? Если такое право есть, то какие должны быть оформлены документы? Можно ли одновременно возмещать расходы на ГСМ и выплачивать компенсацию?
Постараемся ответить на эти вопросы.

“Задвинем” старую Инструкцию. частично

В целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, включаются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом налоговым законодательством не конкретизируется способ проезда в целях принятия расходов.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, ТК РФ не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку.

Примечание. Ни налоговое, ни трудовое законодательство не ограничивают организацию и работника в выборе вида транспорта для поездки в командировку.

В то же время представители налоговых органов в этом вопросе ссылаются на Инструкцию Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР”. А она предусматривает проезд к месту командировки только на общественном транспорте. Этим положением Инструкции Минфин России, например, в Письме от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15 обосновывает невозможность принять в целях налогообложения прибыли расходы по оплате такси до аэропорта.
Одним из основных условий признания расходов является их экономическая оправданность (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Доказать налоговым органам, что поездка работника в командировку (особенно дальнюю) на собственном автомобиле для организации целесообразнее и рациональнее его поездки на общественном транспорте, непросто, но в принципе возможно.
Инструкция N 62 сильно устарела и действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Поэтому некоторые суды не видят в поездке в командировку на личном автомобиле ничего предосудительного (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).
На наш взгляд, если коллективный договор или локальный нормативный акт организации будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле, а экономическую оправданность таких расходов организация сможет доказать, то такие расходы можно признать для целей налогообложения прибыли в составе командировочных расходов.
Как правило, расходы организации на приобретение ГСМ в зависимости от назначения транспорта учитываются либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). К служебному транспорту относятся автомобили, принадлежащие организации на праве собственности или используемые по договору аренды. Но в данном случае расходы на ГСМ принимаются по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как возмещаемые работнику при командировке расходы на проезд.

Нарисуйте себе путевой лист. или что-нибудь другое

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Очевидно, что расходы на ГСМ могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. По общему правилу таким документом является путевой лист автомобиля.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте” утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей. Они в обязательном порядке применяются автотранспортными организациями.
Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В этом документе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
По мнению Минфина России (Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129) и УФНС России по г. Москве (Письмо от 19.06.2006 N 20-12/54213@), самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о цели использования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о маршруте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.
Надо отметить еще и то, что помимо задания водителю и подтверждения пробега типовая форма путевого листа свидетельствует и о принадлежности автомобиля данной организации.
Но в рассматриваемом случае автомобиль принадлежит работнику, а не организации и никак не может (и не должен) подтверждать его принадлежность организации. Поэтому, по нашему мнению, целесообразно разработать такую форму путевого листа, которую можно будет логично применять и для собственных автомобилей, и для взятых в аренду, и для личных авто работников. Кстати, разработанный вами документ не обязательно должен иметь название “путевой лист”, можно его назвать и как-то иначе, например – “маршрутный лист”.

Читайте также:  Товарно-транспортная накладная форма 1-Т, скачать образец ТТН.

Либо дудочка, либо кувшинчик. Третье не разрешают

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, в силу ТК РФ работнику помимо компенсации за использование в интересах организации личного автомобиля по идее должны также возмещаться и расходы на ГСМ.
Однако налоговые органы и Минфин считают иначе. Они подчеркивают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, выданная в пределах норм, установленных Правительством РФ, по смыслу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ уже включает в себя компенсацию расходов на ГСМ.
Иначе говоря, если работнику выплачивается компенсация, то за этот же период в целях налогообложения прибыли не могут возмещаться расходы на ГСМ, и наоборот.
Отметим, что данный вопрос весьма спорный. Примеров из арбитражной практики нам найти не удалось. При этом некоторые суды при рассмотрении других дел также имеют в виду покрытие компенсацией расходов на ГСМ (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461, Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).

Примечание. Налоговые органы считают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, уже включает в себя и компенсацию расходов на ГСМ.

По мнению Минфина России, выраженному в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, в целях налогообложения прибыли при выплате компенсаций в пределах норм необходимо учитывать следующее:
– основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);
– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
– в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
– компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
– за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Исходя из всего вышеизложенного, по нашему мнению, в принципе можно признавать в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ, затраченные на поездку сотрудника в командировку на собственном автомобиле, по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для этого в целях уменьшения риска противостояния с налоговыми органами рекомендуем соблюдать следующие условия:
1) на время командировки не должна выплачиваться компенсация за использование личного автомобиля. При этом в приказе, которым установлена норма компенсации за использование личных автомобилей, желательно предусмотреть, что на время командировки компенсация не выплачивается, а возмещаются фактические расходы на проезд на личном транспорте;
2) коллективный договор (или локальный нормативный акт организации) будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле;
3) целесообразность поездки на личном транспорте должна быть обоснована организацией (желательно письменно);
4) организация должна использовать имеющуюся форму путевого листа или разработать свою. В ней должны отражаться маршруты следования и пробега между ними, а также фактический расход ГСМ. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в приложении к приказу об учетной политике, как того требует п. 5 ПБУ 1/98 “Учетная политика организации”;
5) показания спидометра заносятся в путевой лист соответствующим должностным лицом организации в начале и в конце командировки данного сотрудника: без этого невозможно будет проверить соответствие расходов на бензин расходу топлива, рассчитанному на основании маршрута, километража и норм расхода бензина;
6) вернувшись из командировки, сотрудник должен будет сдать вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом путевой лист и кассовые чеки АЗС. В этом случае кассовые чеки могут косвенно подтвердить маршрут следования.

И.Макалкин
АКДИ “Экономика и жизнь”
Подписано в печать
23.01.2007

В КОМАНДИРОВКУ НА ЛИЧНОМ АВТО.

Учет по путевым листам

Прежде всего, для каждой машины нужно установить норму расхода топлива на один километр. Если для автомобиля есть норма, утвержденная Минтрансом России*, то следует придерживаться ее. Если такой нормы нет, организации придется разработать свою собственную (подробно о том, как рассчитать норму, читайте в статье «Практические советы по учету и списанию ГСМ»).

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое – личным. В начале «рабочего» периода необходимо снять показание спидометра, зафиксировать его в путевом листе, и выдать этот лист водителю. В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание спидометра и еще раз зафиксировать в путевом листе. После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию.

Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.

При использовании этого метода надо учесть две важных детали.

Первая – продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант – выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы. Это обеспечит более высокую точность, но потребует больше хлопот. Для водителей, которые работают посменно, например, «день через день», путевой лист можно оформлять на каждую смену.

Вторая деталь – назначить работника, который будет снимать показания спидометра. Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны. Чтобы данные о километраже не вызывали сомнений (в том числе у налогового инспектора), можно завести специальный журнал, куда ответственный работник станет заносить показания спидометра. В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.

Обратите внимание: когда путевые листы выдаются на неделю или смену продолжительностью в несколько дней, и последнее число месяца приходится на середину недели или смены, придется выписать два путевых листа. В одном отразить поездки с начала недели (смены) и до конца месяца, в другом – с начала месяца и до конца недели (смены). Это позволит бухгалтеру разнести затраты по месяцам.

Деньги, израсходованные на бензин сверх лимита, водитель платит из своего кармана , причем соответствующий пункт есть в трудовом договоре.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.
Читайте также:  Стоимость земли по кадастровой стоимости 2020 для физических лиц

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона “О бухучете” от 06.12.2011 №402-ФЗ):

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

217 не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках.

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС;

● методике, составленной работодателем;

● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника.

Величина возмещения может быть прописана в:

● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный);

● расчетном листке (калькуляции, расчете);

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

. в вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63). При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 – 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 – 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» – это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В результате таких разногласий работодатель может столкнуться с проблемой по уплате налогов.

В результате таких разногласий работодатель может столкнуться с проблемой по уплате налогов.

Нормы налогового законодательства

Следует также отметить, что нормы налогового законодательства предусматривают отнесение расходов на приобретение ГСМ либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией в качестве расходов на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом следует учитывать, что налоговое законодательство не использует понятия экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (определения КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П, N 366-О-П).

Учитывая такой подход, считаем, что для подтверждения экономической обоснованности поездок работника к месту работы и обратно на служебном автомобиле организация может использовать свои аргументы, например у работника появляется возможность приехать из дома непосредственно к контрагенту.

В этой связи полагаем, что если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то с учетом п. 7 ст. 3 НК РФ организация имеет основания и для включения стоимости ГСМ, израсходованных при поездках работника к месту работы и обратно, в состав прочих расходов.

В то же время, учитывая, что такие поездки в общем случае осуществляются за пределами рабочего времени, экономическую обоснованность таких расходов, возможно, также придется отстаивать в суде.

2013 N Ф06-3255 13 по делу N А55-23291 2012 также указал, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ определением ВАС РФ от 30.

Разъяснения финансового ведомства

Из отдельных разъяснений финансового ведомства следует, что для признания расходов на доставку сотрудников должны выполняться оба эти условия (письма Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 04.12.2006 N 03-03-05/21).

То есть, учитывая, что имеется возможность добраться до места работы на общественном транспорте, существует вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов относительно необоснованности (экономической нецелесообразности) таких расходов (смотрите, например, письмо Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18).

При этом следует учитывать, что налоговое законодательство не использует понятия экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения прибыли полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Добавить комментарий